新年伊始，如果说上周还是缓冲过渡一下，那么这周各种会议轰炸已经让职场人深刻感受到了，新一年拼搏的号角已经吹响。
为什么新年开始，总有那么多的会要开呢？
因为年初时节，是公司各个部门规划落地启动的关键环节。同时也是工作正式推进前，各部门协作的沟通场景，所以才会出现文山会海扎推的情况。然而会议并不是即开即有效，职场生活中我们经常会发现很多“典型”的无效会议。
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典型的无效会议，你有过吗
● 没有主题的会议
很多会议从一开始主题就不聚焦。领导发言一小时，讨论行业环境一小时，敲打下属一小时，闲言碎语一小时……什么点事都能扯上一二十分钟。所有涉及到的议题，说到哪算哪，会议结束后发现毫无重点毫无主题。开完就过，没有任何实质性的意义。
● 情绪发泄性会议
很多会议从一开始就是各个部门发泄情绪，甩锅推诿的输出口而已。就某一个问题深究下去，就开始互相扯皮、甩锅、抱怨。开了几个小时的会，大家精疲力尽，结果什么事都没解决。所有的涉及到的工作都不了了之。
●形式主义会议
开会就是一个形式，一言堂。只有会议发言人一个人讲完，会议就冷场了。与会者都不参与发言，也不针对议题回应。感觉开会只是走了一个形式主义的过场而已，并没有达成上传下达、内外交互的职场交流目的。
这些典型的低效会议不仅没有达到既定的目标，还会造成“会而不议，议而不决，决而不行，行而无果”的局面，并且困在会议室的这段时间，生产力几乎为零，无形中增加了时间成本、机会成本、沟通成本，是对企业成本极大的浪费。
所以，如何开一场高效的会议其实意义重大。
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可以从会前、会中、会后三个方面着手
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1.WHY：有没有必要开会？为什么？
不是所有会议都值得你花时间，常见的会议有：管理例会、部门例会，这些属于常规的工作计划与检查汇报会议，以便掌握工作的进展，解决一些跨部门协作的问题。
项目推进会，对项目的进展进行碰头会议。比如新产品开发，涉及到众多部门，要分配任务，跟踪进度，处理异常，这类会议要让大家了解进展。
还有一类突发事件，比如有重大负面事件，需要紧急找出原因，寻求解决方案。
另外还有一些需要共同参与协商的，比如公司战略目标的制定等重大事项。
开这些会议，要搞清楚主要目的是什么，为什么要开这个会议。有没有其他更好的解决方式。只有清楚了目的，开会才能“有的放矢”。最好是一个会议只解决一个重大问题。
2.What，开会的主要内容是什么
与这些内容相关的资料有哪些，由谁去获取。这些准备工作要做充分。
3.Who，根据会议想要达到的目的
与会人员有哪些，谁来主持，需要哪些人发言，发言的内容大致有哪些，需不需要提前看一下草稿，谁做会议记录，这些都要提前安排好。
4.When，什么时间开，时间大约要多久，怎么控制时间。
5.Where，在什么地方开会
6.How，如何开会？
流程怎么安排，比如什么时候下发通知，由谁去通知与会人员，是否要求提前方案思考，开会时谁先发言，是否会有相反意见，是否会刺激有些人做出过激反应，出现这些情况，如何把握时间，如何控场？最后会议决议发放到哪些人手里，谁去监督检查落实后续的工作等等。
Having the meeting
1.避免跑题
会议主持人是关键。他必须掌握技巧，把跑偏的话题给拉回来，特别是把领导拉回来。必要的话，可以把主题的关键词写在白板上，随时提醒与会人员，与关键词无关的话题，立马打住。
2.场面把控
会议中一旦出现非理性的情绪宣泄，会议的主持人就需要一定程度的干预。可控的场面进行必要的缓和，然后引回到正题即可。如果说有少数同事出现不可控的极端情绪，可以先将其引导至其他场景进行安慰，也可以暂时中止会议。一定要避免因为开会而出现更混乱或者更负面的情况。
3. 防止议而不决
如果说一个会议开了半天，没有结果，有几种可能，一是意见太多，没有形成共识，二是没有表决，三是没有总结归纳。主持人要及时引导，最后让有决策权的领导层给出最后决议。哪怕是决议暂时没有结论，也是一种决议。
4.会议结束时，一定要做好归纳总结
散会前，应当要大致总结一下形成决议的有哪些事项，谁负责，什么时候完成，谁去监督检查。哪些是搁置的事项，哪些是未尽事宜等等。做一个简单的回顾和复盘。
After the meeting
1.会议纪要的完整性，会议决议所需资源，负责人，完成期限，检查周期，检查人这几项重要内容。并且要落实下发到位。
2.决议涉及到相关推进节点的检查。
最近奥密克戎引发的新一波疫情形势，不少城市的白领因为疫情管控的需要再次开启居家办公模式。在线会议及视频会议，除了要注意以上事项之外，还应适当避忌居家环境自由、工作松散的状态，仍要展现职场上的专业性和职业性。
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居家办公视频会议的3个小细节
● 提炼汇报内容
采用视频会议的挑战之一是观众的注意力很短暂，不会一直盯着屏幕。海量的资料要化为有价值的资讯，需要经过筛选、消化、理出脉络，这也是训练自己如何用简短的话语传达清楚的概念，而不是模糊了观众的焦点。因此我们建议一份视频汇报在实体报告需要1小时，那么召开视频会议时可以制作30分钟版本、或15分钟版本的讲稿，将会达到更好的效果。
● 善用屏幕共享等多媒体方式
召开视频会议应当利用使用屏幕共享、影片或图片等多媒体方式来辅助汇报，避免观众没有同步理解会议的内容。但需要注意的是，也不宜使用过多，避免过于绚丽多样而喧宾夺主，分散观众的注意力而忽略了主讲人陈述的内容。
●注意背景画面和声音
为了避免分散观众的注意力，在视频会议中，要特别注意背景画面和声音。如果背景景画面是凌乱的，或者有干扰的，这些都会让视频会议的汇报显得非常不专业，达不到好的效果。
除此之外，背景声音也会影响说话效果。建议尽量使用外置麦克风，这样可以过滤掉汽车或飞机经过的噪音。使用耳机上的微型麦克风说话，音质和噪音比对着笔电麦克风讲话效果更好。
《开会的革命》中提到：普通职员一生中起码会有9000小时用来开会，换算一下也就是375天。也就是说人生中起码有整整一年的时间，全部用来开会。所以高效的会议不仅仅是提高工作质量，更是我们高质量生活的意义。
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